Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026

Ingeklokt respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

Ingeklokt is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via ons platform worden verwerkt. Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via info@ingeklokt.be.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken uitsluitend gegevens die nodig zijn voor tijdsregistratie en accountbeheer:

• Identificatiegegevens: naam, e-mailadres, organisatie
• Registratiegegevens: in- en uitkloktijden, pauzes, locatiecontext (indien geactiveerd)
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie (voor beveiliging en foutopsporing)
• Communicatiegegevens: berichten die u naar ons stuurt via e-mail of contactformulier

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst: om het tijdsregistratieplatform te leveren en te onderhouden
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan arbeidsrechtelijke registratieverplichtingen van de werkgever
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, fraudepreventie en verbetering van onze diensten
• Toestemming: voor optionele communicatie, waar van toepassing

4. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen gegevens uitsluitend met verwerkers die ons helpen het platform te exploiteren, en alleen onder een verwerkersovereenkomst. Werkgevers hebben toegang tot de registratiegegevens van hun eigen werknemers via het platform.

Dit zijn onze subverwerkers:

• Google Cloud / Firebase: database, servers, aanmelden en hosting
• Resend: verzending van e-mails, zoals inlogcodes en uitnodigingen
• Sentry: foutrapportage, via de Europese regio van Sentry. Wij sturen geen ingevulde gegevens, e-mailadressen, cookies of headers mee, enkel een technische gebruikers-ID.
• PostHog: gebruiksstatistieken van het dashboard, via de Europese regio van PostHog. Wij sturen enkel welke functies gebruikt worden (zoals aanmelden, in- en uitklokken en de supportchat) met een technische gebruikers-ID, organisatie en rol. Geen e-mailadressen, ingevulde gegevens of schermopnames.
• Vercel: hosting van de websites

5. Waar worden uw gegevens opgeslagen?

• Database: uren, teams en profielen staan in Google Cloud Firestore, in de Europese multiregio eur3. Dat zijn datacenters van Google in België en Nederland.
• Servers: onze serverfuncties draaien in de Google Cloud-regio europe-west1, in St.-Ghislain (België).
• Foutrapporten: worden verwerkt in de Europese regio van Sentry.

6. Bewaartermijnen

Registraties (tijdsregistraties, correcties en hun geschiedenis) worden bewaard tot 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarop ze betrekking hebben, ook nadat een werknemer de organisatie heeft verlaten. Daarna mogen ze worden verwijderd. Technische logbestanden worden maximaal 12 maanden bewaard. U kunt verzoeken om verwijdering van uw accountgegevens, behoudens wettelijke bewaarverplichtingen.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor al het verkeer, toegangscontrole en regelmatige beveiligingsbeoordelingen. Google Cloud versleutelt opgeslagen gegevens standaard.

8. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering (recht om vergeten te worden)
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking

Om uw rechten uit te oefenen, mail naar info@ingeklokt.be. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

9. Cookies

Het dashboard bewaart in uw browser wat nodig is om aangemeld te blijven. Daarnaast bewaart PostHog er een technische ID om de gebruiksstatistieken van het dashboard aan uw account te koppelen. Wij plaatsen geen advertentiecookies, en de website ingeklokt.be plaatst geen tracking-cookies.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid bijwerken. Bij substantiële wijzigingen informeren wij u via het platform of per e-mail. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.